Política de Privacidad

1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales recopilados a través de la plataforma OficioDigital es OficioDigital SpA (razón social en constitución), con domicilio en Santiago de Chile. Para efectos de esta política, se denominará "OficioDigital" o "la Plataforma".

Correo de contacto para asuntos de privacidad: privacidad@oficiodigital.cl.

2. Datos que se recopilan

OficioDigital recopila las siguientes categorías de datos personales:

2.1. Datos de los usuarios del panel (administradores del oficio)

• Nombre completo y correo electrónico
• RUT del oficio
• Teléfono de contacto
• Dirección IP y datos de sesión

2.2. Datos del personal del oficio

• Nombre, cargo y fecha de ingreso
• Remuneración bruta (conforme a la obligación del Art. 401 bis N°4 del Código Orgánico de Tribunales)

2.3. Datos de ciudadanos (canal de contacto)

• Nombre, RUT, correo electrónico y teléfono del solicitante
• Contenido de la consulta, reclamo o sugerencia presentada

2.4. Datos técnicos

• Dirección IP
• Tipo de navegador y sistema operativo
• Cookies funcionales (ver sección 10)
• Registros de auditoría (acciones realizadas en la Plataforma)

3. Finalidad del tratamiento

Los datos personales se tratan para las siguientes finalidades:

• Prestación del servicio: gestionar la cuenta del oficio, generar el portal público, procesar consultas, reclamos y sugerencias de ciudadanos, y generar reportes de cumplimiento.
• Cumplimiento legal: dar cumplimiento a las obligaciones de transparencia y publicidad establecidas en la Ley 21.772 y el Art. 401 bis del Código Orgánico de Tribunales, incluyendo la publicación de la nómina del personal con sus remuneraciones.
• Comunicaciones del servicio: enviar notificaciones operativas, alertas de seguridad, actualizaciones de términos y comunicaciones relacionadas con la cuenta.
• Seguridad y auditoría: mantener registros de auditoría para detectar, prevenir e investigar actividades no autorizadas o fraudulentas.
• Mejora del servicio: analizar datos de uso de forma agregada y anonimizada para mejorar la Plataforma.

4. Base legal del tratamiento

De conformidad con la Ley 19.628 sobre Protección de la Vida Privada, el tratamiento de datos personales se sustenta en las siguientes bases legales:

• Consentimiento: al contratar el servicio y aceptar estos términos, el usuario consiente expresamente el tratamiento de sus datos para las finalidades descritas.
• Cumplimiento legal: la publicación de ciertos datos (nómina de personal, remuneraciones, trámites, tarifas) es una obligación legal directa del Art. 401 bis del Código Orgánico de Tribunales, modificado por la Ley 21.772.
• Interés legítimo: el mantenimiento de registros de auditoría y la implementación de medidas de seguridad responden al interés legítimo de OficioDigital y de los oficios en proteger la integridad del servicio.

5. Almacenamiento de datos

Los datos se almacenan en infraestructura de nube proporcionada por Supabase (respaldado por Amazon Web Services). Los datos se encuentran encriptados en reposo y en tránsito.

OficioDigital implementa respaldos diarios automatizados con una retención mínima de 90 días, asegurando la disponibilidad e integridad de la información ante eventuales incidentes.

6. Plazo de conservación

Los datos personales serán conservados mientras se mantenga vigente la relación contractual con el usuario. Una vez terminada la relación, los datos se conservarán por un período adicional de 5 años para efectos de cumplimiento de obligaciones legales, defensa ante eventuales reclamaciones y mantenimiento de los registros de auditoría.

Transcurrido el plazo de conservación, los datos serán eliminados o anonimizados de forma irreversible, salvo que una obligación legal exija su conservación por un período mayor.

7. Derechos del titular de datos

De conformidad con el artículo 12 y siguientes de la Ley 19.628, toda persona tiene derecho a:

• Acceso: solicitar información sobre los datos personales almacenados y el tratamiento que se les da.
• Rectificación: solicitar la corrección de datos personales inexactos, incompletos o desactualizados.
• Cancelación: solicitar la eliminación de datos personales cuando su tratamiento carezca de fundamento legal, hayan caducado o sean inexactos.
• Oposición: oponerse al tratamiento de datos personales cuando existan motivos legítimos y fundados.

Para ejercer estos derechos, el titular puede enviar una solicitud a privacidad@oficiodigital.cl, indicando su nombre completo, RUT y el derecho que desea ejercer. OficioDigital responderá en un plazo máximo de 2 días hábiles conforme a lo dispuesto en la ley.

Nota: ciertos datos publicados en el portal público (nómina, remuneraciones) responden a una obligación legal del oficio bajo la Ley 21.772. Las solicitudes de cancelación u oposición respecto de estos datos deberán dirigirse al titular del oficio correspondiente, quien es el responsable de decidir sobre su publicación conforme a la ley.

8. Transferencia internacional de datos

Los servidores de infraestructura utilizados por OficioDigital (Supabase, Amazon Web Services, Vercel) pueden estar ubicados fuera del territorio de la República de Chile, incluyendo Estados Unidos y otros países.

Al utilizar la Plataforma, el usuario consiente la transferencia internacional de datos a los proveedores de infraestructura mencionados, los cuales implementan medidas de seguridad técnicas y organizativas adecuadas para la protección de datos personales.

9. Medidas de seguridad

OficioDigital implementa las siguientes medidas de seguridad para proteger los datos personales:

• Comunicaciones cifradas mediante HTTPS/TLS en todo momento.
• Aislamiento de datos por tenant mediante Row-Level Security (RLS) en la base de datos, garantizando que cada oficio solo acceda a sus propios datos.
• Registro de auditoría (audit log) append-only que traza cada acción relevante realizada en la Plataforma.
• Respaldos diarios automatizados con retención mínima de 90 días.
• Encriptación de datos en reposo y en tránsito.
• Autenticación segura con soporte para restablecimiento de contraseña y autenticación multifactor (MFA) opcional.

10. Cookies

La Plataforma utiliza exclusivamente cookies funcionales y de sesión, necesarias para el correcto funcionamiento del servicio (autenticación, preferencias de sesión). No se utilizan cookies de seguimiento, analítica de terceros ni publicidad.

11. Modificaciones a esta política

OficioDigital podrá modificar esta Política de Privacidad en cualquier momento. Las modificaciones serán notificadas al usuario por correo electrónico con al menos 15 días de anticipación a su entrada en vigencia. La versión actualizada estará siempre disponible en esta página.

12. Contacto

Para consultas, solicitudes o reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales, el titular puede comunicarse a través del correo electrónico privacidad@oficiodigital.cl.